Việc tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, trang trí tự do không giới hạn diện tích, sức chứa lớn phục vụ được nhiều người tham gia. Tuy nhiên, ngoài một quy trình tổ chức nghiêm ngặt, các nhà tổ chức cũng phải tuân thủ 5 lưu ý chính sau đây để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công:
1. Bãi giữ xe cho sự kiện ngoài trời
Trái ngược với việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại một khách sạn có bãi đậu xe. Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi người tổ chức phải sắp xếp và bố trí hợp lí bãi đỗ xe cho khách. Đối với các sự kiện ngoài trời, vấn đề bãi đậu xe ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn có thể giải quyết được bằng cách tính toán số lượng, phương tiện từ lượng người dự kiến đến tham quan và phân bổ các bãi đậu xe xung quanh địa điểm, sẽ tránh được ùn tắc trong khu vực chính và cải thiện sự thuận tiện cho khách.
2. Concept, ý tưởng và trang trí cho sự kiện
Đối với những sự kiện ngoài trời ở không gian rộng, việc trang trí cũng rất quan trọng vì nếu không trang trí đủ để nhấn mạnh phần trung tâm thì những phần cần nổi bật sẽ bị che khuất trong không khí. Ngoài bóng bay và hoa là những phụ kiện cần thiết thì có thể trang trí thêm banner hoặc các phụ kiện xung quanh khu vực tổ chức để tránh làm trống không gian và nâng cao hiệu ứng hình ảnh.
3. Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Đây là một sự kiện ngoài trời, vì vậy hãy lưu ý về thời tiết. Không nên tổ chức các sự kiện lớn ngoài trời vào mùa mưa. Nếu đã có kế hoạch từ trước, bạn cũng cần lưu ý những hình thái thời tiết có thể ảnh hưởng đến sự kiện của bạn như mưa, nắng… Hạn chế tối đa ảnh hưởng của thời tiết đến sự kiện.
Ngoài ra, ánh sáng và âm thanh cũng cần được quan tâm. Nếu khu vực tổ chức sự kiện quá rộng hoặc nhiều gió thì nên đầu tư hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp. Đặc biệt, bạn có thể hỏi ý kiến của các nhà cung cấp hoặc tham khảo ý kiến của người quản lý để đưa ra những lựa chọn phù hợp cho chương trình của mình nhằm tránh những phần không cần thiết và ngăn chặn sự cố của chương trình.
4. Đảm bảo vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Vệ sinh ở đây không chỉ bao gồm vệ sinh môi trường trong thời gian diễn ra sự kiện mà còn bao gồm cả đồ ăn thức uống. Cần lưu ý rằng do tiệc tùng ngoài trời, đa số người Việt Nam vẫn thường thiếu ý thức giữ gìn vệ sinh chung nên vấn đề xả rác là khó tránh khỏi. Để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện, có thể bố trí nhân viên vệ sinh đi lại và làm vệ sinh thường xuyên.
5. Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công cho sự kiện này. Để chọn được địa điểm tốt nhất, bạn nên cân nhắc những điểm sau:
- Nội dung của sự kiện ngoài trời này là gì?
- Khách hàng (khán giả) của sự kiện này là ai?
- Bạn cần bao nhiêu khách, diện tích và không gian ngoài trời?
- Địa điểm có thuận tiện về giao thông, an ninh,… hay không?
VERNUS MEDIA chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện như: Tổ chức tiệc cưới; Lễ khánh thành; Lễ khai trương; Lễ kỷ niệm; Tiệc sinh nhật, thôi nôi; Các cuộc hội nghị, Setup phòng họp; Thiết kế – trang trí Background, đèn sân khấu, âm thanh; In ấn Standee, Backdrop cho các sự kiện. Chuyên cung cấp các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, ban nhạc, nhạc cụ, MC tại các sự kiện lớn, buổi tiệc tại gia, các cuộc họp và Edit video quảng cáo.
Bạn cần trả lời những câu hỏi trên và chọn một địa điểm ngoài trời thuận tiện nhất. Lưu ý về các thủ tục hành chính (nếu có) hoặc các trường hợp phải xin phép, thuê địa điểm ngoài trời để có lựa chọn phù hợp.
📌 Địa chỉ: 75A Nguyễn Bá Tòng, Phường 11, Quận Tân Bình, TP.HCM
☎️ SĐT: 02835351445 – Hotline: 0914903723
📧 Email: hoanganh@vernusmedia.com
🌐 Website: www.vernusmedia.com
